Säker och effektiv skanning med 2Printit Cloud Direct

Idag är det många som använder sin kopieringsmaskin när man skannar. Oftast skannar man in sina dokument som blir till en PDF som skickas till sin mejl.

Sen går man till sin dator öppnar mailen för att sen skicka vidare dessa filer till den som ska ha det inskannade dokumentet. När vi frågar varför man först väljer att skanna till sin mail på sin dator och sen skicka vidare mailet istället för att skicka dokumentet direkt till den det är avsett för får vi en massa olika förklaringar det kan t.ex. vara.

-Det är inte säkert att skicka filen direkt från kopiatorn?

-Jag måste se att filen blivit skickad.

-Jag behöver ha min Outlook när jag skickar filer för där ligger mina kontakter.

-Jag behöver kunna skriva ett meddelande när jag skickar filen.

-Jag måste stå som avsändare i mejlet som jag skickar filen i.

Men de flesta svara bara ”jag vet inte, för att vi alltid gjort så”. Om vi börjar med säkerheten.

Det finns idag inte något säkrare sätt att skicka en fil än genom att använda en krypterad inloggning på kopieringsmaskinen som direkt verifierar vem som står vid maskinen och ska skanna. Denna inloggning kopplar automatiskt och krypterat upp kopieringsmaskinen direkt mot den användares Microsoft Exchange som loggade in på maskinen.

Om du ska skicka information med t.ex. personuppgifter kan du förutom att se till att filen skickas krypterat även göra själva filen krypterad. När du ska kryptera en fil så väljer du i panelen på din MFP kopiator “säker PDF”. Med denna inställningen vald får du innan du skannar in ditt dokument ange ett lösenord som filen krypteras med. Detta innebär att du måste ha detta lösenord för att kunna öppna och läsa informationen.

Kopieringsmaskinen kopplar även upp sig krypterat mot olika molntjänster till exempel, SharePoint, Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox eller någon annan molnlösning som är installerad. Vi har sett olika tjänster och lösningar där användaren får logga in sig på diverse molntjänster för att kunna använda tjänsterna.

Vi har lösningen som gör att man genom att logga in på kopieringsmaskinen oavsett om man har tagginloggning, kodinloggning eller AD inloggning alltid är inloggad i alla molntjänster som man har installerade.

Vi har lösningar som gör att man kan våra kunder även koppla upp sig direkt och säkert direkt mot det lokala nätverkets mappstruktur och skanna direkt in i de mappar de har tillgång och rättigheter att skanna till.

Nu när du är inloggad och verifierad på kopieringsmaskinen så hämtas din användare från Microsoft Exchangeservern och du får upp ditt eget Outlookkonto direkt i panelen på kopieringsmaskinen. Du kan då direkt välja vilken/vilka av dina kontakter som ska ha filen som du skannar och skriva ett meddelande innan du trycker på skannaknappen på kopieringsmaskinen. Eftersom filen kommer skickas direkt ifrån kopieringsmaskinen och du kommer stå som avsändare på den skickade filen så hamnar inte filen i några spamfilter.

Detta är annars ett stort problem när filer skickas direkt från kopieringsmaskiner och skannrar. Filen kommer även att hamna i din skickat mapp i din Outlook om du av någon anledning skulle behöva hitta mejlet med filen igen.

Detta gör skanningsflödet mycket effektivt eftersom man slipper gå till datorn varje gång man vill skicka en fil till någon. På några av våra kopieringsmaskiner kan du innan du skannar in ditt dokument och välja om du vill ha även dokumentet du skannar till en krypterad fil. Detta är ett enkelt sätt att skydda informationen i filen som skickas något som ofta är ett krav om man mejlar personuppgifter eller har annan information i dokumentet som skannas som man vill skydda med sekretess.

På de flesta av våra kopieringsmaskiner kan du även välja om filen ska vara OCR-tolkad. Genom att OCR-tolka ett dokument som skannas blir all text i dokumentet automatiskt sökbar.

Öppna den skannade filen och om du har en PC så trycker du ”ALT+F” och om du har en Mac dator så trycker du ”⌘+F” för att få upp sökfönstret och kan då fritextsöka i texten det inskannade dokumentet. Genom att skanna ett dokument i en kopieringsmaskin eller i en skanner som kan ORC-tolka får du en OCR-tolkad fil. Denna fil innehåller ett dokument som går att redigera i t.ex. Word, Excel eller Acrobat, det är något som sparar mycket tid för många av våra kunder. Denna fil kan du direkt i panelen på kopieringsmaskinen välja om du vill mejla direkt till dig själv (eller någon annan).

Du kanske hellre vill spara det OCR-tolkade dokumentet på någon molntjänst så som till exempel Google Drive, Dropbox eller Onedrive eller i någon utdelad mapp på det lokala nätverket.

Med 2Printit Cloud Direct får du:

• Möjlighet att skanna direkt till din företagets molnlösningar t.ex. Microsoft Sharepoint, Microsoft Onedrive, Google Drive och Dropbox.
• Öppna ditt dokument och skriv ut dokumentet direkt på din MFP kopiator.
• Ingen installation på någon PC eller server behövs allt ligger integrerat i MFP kopiatorn.
• Single sign-on, logga in en gång på maskinen så är du inloggad i samtliga installerade molntjänster.
• Säker krypterad PDF-skanning, när du har dokument med känslig information kan du lägga in ett krypterat lösenord som krävs för att öppna filen.
• OCR-tolkning som gör det möjligt att få en redigerbar Microsoft Word, Excel eller PDF fil på valfritt språk (även svenska).
• Snabb sökning av texten i de skannade dokumenten.